اخذ ایزو

ایزو (ISO) مخفف سازمان غیر دولتی است که در ژنو واقع شده است. برخی گمان می کنند که واژه ISO از عبارت International Organization for  Standardization گرفته شده است در حالی که این عبارت در واقع مخفف یا پیش واژه کلمه یونانی isos به معنی برابر است. اما آنچه که مسلم است این است که این سازمان یک سازمان بین المللی است که با هدف تعیین و توسعه استاندارد های مورد نیاز برای محصولات با هدف تبادلات بین المللی کالاها و خدمات در راستای بهبود همکاری و مشارکت جهانی در حوزه های علمی، اطلاعاتی، اقتصادی و فنی و با رویکرد حمایت از تولید کننده و مصرف کننده می باشد.

سازمان جهانی ایزو از متشکل از نمایندگان بیش از 130 کشور جهان است. نمایندگان این کشورها به عنوان اعضا سازمان ایزو به صورت مشترک اقدام به تدوین استاندارد های فنی و اختیاری و به روز رسانی آنها می کنند. استاندارد هایی که تمامی حوزه های مرتبط با تکنولوژی، ساخت، تولید، خدمات و غیره را در بر می گیرد.

به صورت کلی سازمان بین المللی ایزو شامل اعضایی است که به سه دسته عضو اصلی، اعضا مشترک و اعضا مکاتبه ای شناخته می شوند. اعضا اصلی با نام Member body و اعضا مکاتبه ای به عنوان Correspondent Member و اعضا مشترک با نام Subscriber Member شناخته می شوند. اعضا اصلی شامل نمایندگان مرجع استاندارد در کشورهای عضو می باشند. از این جهت هر کشور تنها یک سازمان به عنوان نماینده اصلی در سازمان ایزو خواهد داشت. اعضا مکاتبه ای قبلا عضویتی در سازمان ایزو نداشته اند و حضور این شرکت ها در سازمان ایزو به منظور ارائه اطلاعات احتمالی و یا مشارکت در مباحث فنی و تخصصی تر می باشد. اعضا مشترک  مربوط به شرکت هایی است که در کشورهای با اقتصاد خرد فعالیت می کنند. سازمان استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران از اعضا اصلی سازمان iso است و در تدوین و به روز رسانی استاندارد های بین المللی مشارکت مستقیم دارد.

لازم به ذکر است که عبارت iso یک پیشوند است که با استفاده از شماره گذاری های منحصر به فرد برای استاندارد های مختلف تعریف می شود. در حال حاضر سازمان ایزو بیش از 21584 استاندارد تعریف کرده است و هر یک از این استاندارد ها با عمدتا عبارت iso و با شماره ای خاص شناخته می شوند. مانند iso 9001 که مربوط به  استاندارد بین المللی مدیریت کیفیت است. البته بعضا برخی از استانداردها مانند OHSAS18001 از عبارت هایی غیر از ISO استفاده می کنند که این به دلیل این است که توسط سازمانی متفاوت تعریف شده و توسط سازمان ایزو در حال حاضر مورد پذیرش واقع شده است.

چرا باید برای اخذ ایزو اقدام کرد؟

اخذ ایزو مبین یک عبارت کلیدی است و آن هم اینکه شرکت های دارنده این استاندارد حداقل های لازم را برای محصول، محصولات و یا خدمات خود رعایت می کنند. در واقع داشتن نشان استاندارد ایزو به مشتری و جامعه این نکته را گوشزد می کند که می توان به محصولات این شرکت اعتماد کرد زیرا حداقل های لازم تعریف شده در آن استاندارد هدف را رعایت کرده است.  دریافت ایزو توسط شرکت ها باعث می شود تا موضوع تجارت و داد و ستد در داخل و بین کشورها بسیار ساده تر و صحیح تر اتفاق افتد. در اصل شعار سازمان بین المللی ایزو حمایت از تولید کننده و مصرف کننده به صورت توامان است.

سازمان iso خود مسئول تایید و یا صدور گواهینامه های ایزو نیست بلکه به عنوان متولی تعریف و اجرای استاندارد های بین المللی شناخته می شود. مسئولیت صدور گواهینامه های بین المللی ایزو بر عهده شرکت هایی است که از این سازمان مجوز لازم را دریافت کرده اند و معمولا به صورت بین المللی فعالیت می کنند.

مراحل اخذ ایزو

وقتی بحث دریافت یا اخذ استاندارد ایزو می شود، قاعدتا شرکت ها و یا اشخاص مختلف با اهداف بزرگی به دنبال دسیتبی به این استاندارد هستند. همانطور که توضیح داده شد اخذ استاندارد ایزو دریچه هایی نو برای سازمان باز می کند و اعتماد مشتریان داخلی و بین المللی را به راحتی جلب می کند زیر ایزو یک استاندارد مورد توافق همه شرکت های مربوط به کشورهای عضو و غیر عضو در همه مناطق دنیا می باشد.

به صورت کلی اگر به دنبال اخذ استاندارد های ایزو هستید باید مراحل زیر را انجام دهید:

• ابتدا ایزو مورد نظر خود را انتخاب کنید:

همانطور که توضیح داده شد هر یک از استاندارد های ایزو مرتبط با نوع خاصی از ساختارهای سازمانی و شرکتی می باشد. به عنوان مثال ISO9001 مربوط به سیستم مدیریت کیفیت می باشد و یا ISO17025 مربوط به مدیریت آزمایشگاه است. مواد غذایی، خودرو، کیفیت، ایمنی و بهداشت، محیط زیست، سلامت و بهداشت کارکنان، آزمایشگاه، منابع انسانی و بسیاری از فعالیت های دیگر استاندارد های مختص به خود را دارند.

گاها بسیاری از شرکت ها چندین استاندارد را با هم اجرایی می کنند و به اصطلاح سیستم مدیریت یکپارچه در سازمان پیاده سازی می کنند. بنابراین مهم است که بدانید دنبال چه نوع استانداردی هستید و یا اینکه چه استانداردی برای سازمان شما مناسب است. اگر اطلاع کافی از این موضوع ندارید می توانید از کارشناسان حرفه ای ما بخواهید تا فرایند عارضه یابی و یا شناسایی استانداردهای مورد نیاز برای سازمان شما را انجام دهند.

• تعریف اسکوپ (SCOP) مورد نظر برای اخذ ایزو

هیچ الزامی نیست که برای همه فعالیت ها و یا فرایند های کاری خود اقدام به اخذ ایزو بکنید. ممکن است شما به عنوان یک سازمان بین المللی تنها خواهان دریافت ایزو برای قسمت خاصی از فعالیت خود باشید. در این حالت در واقع شما می توانید اسکوپ یا ناحیه فعالیت مورد نظر خود را در چارچوب هدف خود برای دریافت ایزو تعریف کنید.

• هدف خود را مشخص کنید

بسیاری از شرکت ها تنها به دنبال دریافت استاندارد ایزو هستند و به همین جهت ممکن است از شرکت ها و یا مراجع صدور گواهینامه ایزو نا معتبر اقدام به خرید گواهینامه ایزو بکنند. در این حالت شما تنها چند تکه کاغذ نا معتبر دریافت خواهید کرد. اما اگر واقعا به دنبال دریافت ایزو باشید باید از ابتدا کسب و کار خود را بر اساس بندهای استاندارد مورد نظر باز بینی و باز طراحی کنید. در این حالت ممکن است سازمان با تغییرات بسیار اندک  یا حجم زیادی از تغییرات مواجه شود که تماما با توجه به بندهای استاندارد به صلاح سازمان خواهد بود. در نظر داشته باشید که با توجه به اینکه برخی از سازمان ها اقدام به فروش ایزو می کنند، بسیاری از شرکت های بزرگ مانند پتروشیمی ها و یا شرکت های خودرو ساز، خودشان نیز فرایند ارزیابی و ممیزی سازمان را انجام می دهند. بنابراین توصیه می شود اگر به دنبال اخذذ ایزو هستید از ابتدا و به صورت صحیح این کار را انجام دهید.

• تعیین اهداف و استراتژی های سازمان

در این مرحله و قبل از رجوع به طراحی فرایند های سازمان باید اهداف کلی سازمان مشخص شود. در این مرحله که یکی از مهم ترین مراحل استراتژی سازمان است، باید بیانیه ماموریت، خط مشی و اهداف کلان و خرد سازمان تعریف شود. در واقع ماموریت و خط مشی و اهداف کلان سازمان است که مشخص می کند سازمان به چه نوع فرایند ها و زیر ساخت هایی برای دستیابی به چشم انداز خود نیاز دارد.

• طراحی فرایند های سازمان

مرحله مهم و بسیار کلیدی اخذ ایزو که می تواند بسیار تعیین کننده باشد مرحله تعیین فرایند های سازمان و نهایتا طراحی آنها می باشد که به عنوتان بوم کسب و کار نیز شهرت دارد. در این مرحله اگر فرایند ها به خوبی طراحی شوند سازمان به شکلی بسیار عالی به وظایف خود عمل خواهد کرد و متعاقبا حتی بدون در نظر گرفتن اخذ ایزو، شرکت بهره وری بسیار بالاتر ، اثر بخشی بسیار بیشتر و چابکی فوق العاده بالاتری خواهد داشت. در نظر داشته باشید که عمده ترین فرایند ممیزی شرکت برای صدور گواهینامه ایزو مربوط به بخش طراحی فرایند های سازمان می باشد. بهتر است برای این مرحله از مشاوران حرفه ای کمک بگیرید.

• تعیین شاخص ها و ابزارهای کنترل

به منظور اطمینان از اینکه فرایند ها تعریف شده شما را به اهداف خودتان می رسانند باید از شاخص هایی برای اندازه گیری مسیر تحقق هدف استفاده کنید. به یاد داشته باشید که برای اخذ ایزو لازم است که اسن شاخص ها را ارئه دهید. بدون این شاخص ها و در اصل کنترل فرایند کسب و کار و اهداف و برنامه های خود شما در واقع هیچ ابزاری برای بررسی مسیر هدف خود ندارید و نمی توانید بهبود مستمر مسیر سازمان را مشخص و اثبات کنید. این شاخص ها حتما در روند دریافت گواهینامه ایزو تاثیرگذار بوده و ممیزی می شوند.

• بازبینی و اصلاح فرایند ها

پس از بررسی و اندازه گیری شاخص ها و ابزارهای اندازه گیری باید نقاطی که ضعف دارید و نیاز به بهبود در آنها احساس می شود را مشخص و برای بهبود آنها برنامه ها و یا احیانا فرایند های خود را بازبینی کنید. در یان مراحل است که بهبود مسترم اتفاق می کند. به کمک بهبود مستمر سازمان می توانید ضمن اخذ گواهینامه ایزو از تمدید ایزو خود در سال های بعدی اطمینان داشته باشید. در واقع مهم ترین رکن بعد از پیاده سازی و اخذ ایزو نگهداشت ایزو است که تنها با همین اقدامات که معروف به چرخه PDCA است شما می توانید اقدامات خود را مرتبا طراحی، اجرا، بازبینی و مجددا اجرا کنید.

• ممیزی داخلی

قبل از اینکه سازمان خود را برای ممیزی خارجی معرفی کنید بهتر است ابتدا با آموزش هایی ممیزان داخلی را تربیت کنید و فرایند ها و شاخص های طراحی شده را یکبار ممیزی کنید تا اطمینان پیدا کنید که شرکت آمادگی ممیزی شدن خارجی را دارد. در صورتیکه تعداد عدم انطباق های شما بیش از اندازه بود بهتر است قبل از اقدام به اخذ ایزو، یکبار دیگر سازمان را بازبینی کنید.

• انتخاب سازمان صادر کننده گواهینامه ایزو

بعد از این که اطمینان پیدا کردید که آماده دریافت ایزو هستید بهتر است با مشاوره یک مشاور متخصص سازمانی معتبر را برای دریافت گواهینامه ایزو انتخاب کنید. در این حالت بعد از عقد قرارداد زمانی تنظیم می شود و ممیزان این سازمان برای ممیزی شرکنت در تاریخ تعیین شده به شرکت مراجعه می کنند و با با الگو قرار دادن بند های استاندارد الزاماتی که شما باید پاس کنید را بررسی و نتیجه را در مرحله نهایی به شما ارائه می دهند. در صورتیکه موفق شده باشید الزامات صادر کننده ایزو را پاس کنید ( نهایتا با چند مغایرت جزئی) گواهینامه ایزو برای شما صادر خواهد شد.

در نظر داشته باشید که اخذ استاندارد ایزو در یک استاندارد ایزو به منظور دریافت سایر استاندارد ها نیست و شما باید برای هر استاندارد ایزو این مراحل که به صورت کلان توضیح داده شد را به خوبی طرح ریزی و برنامه ریزی کنید تا نهایتا بتوانید استاندارد ایزو هدف را اخذ کنید. البته شما در هر مرحله می توانید برای هر تعداد ایزو که علاقه داشته باشید سازمان را طراحی و آماده کنید اما پیشنهاد می شود نهایتا سه تا چهار نوع ایزو را در هر مرحله دنبال کنید تا اطمینان از موفقیت شما افزایش یابد.

اعتبار استاندارد ایزو

در هر مرحله صدور گواهینامه ایزو معموال سه سال اعتبار دارد. سال اول سال صدور گواهینامه ایزو است و در دو سال بعد دو بار استاندارد بازبینی و یا ری ادیت می شود به این منظور که در دو سال سازمان دوباره ممیزی می شود تا روند فرایند های سازمان متناسب با اهداف تعریف شده دنبال شده باشد و به عبارتی شرایط ایزو همچنان حفظ شده باشد و یا حتی بهبود داده شده باشد. معمولا در هر ممیزی خارجی پیشنهاداتی برای بهبود فرایند ها و فعالیت های سازمان توسط ممیزان ارائه می شود.

بعد از این سه سال دوره صدور مجدد گواهینامه خواهد بود که در این مرحله گواهینامه ایزو باید دوباره صادر شود.

انواع گواهینامه ایزو

گفته شد که بیش از 21584 استاندارد ایزو وجود دارد که این به مفهوم بالغ بر 21584 نوع ایزو یا گواهینامه ایزو می باشد. به همین منظور باید شما بهترین نوع گواهینامه ایزو مورد نیاز سازمان خود را دنبال و دریافت کنید. چه بسیار شرکت هایی که ایزوهای نا مرتبط زیادی دریافت کرده اند که اصلا از ابتدا نیازی به دریافت آن نداشته اند.

به یاد داشته باشید که گواهینامه های ایزو معتبر قابل ردیابی هستند و باید در سازمان صادر کننده ایزو قابل ردیابی باشند. اما در این بین برخی از استاندارد های ایزو اعتبار و شهرت زیادی دارند که اغلب سازمان های بزرگ به دنبال دریافت این نوع استاندارد های ایزو هستند:

معروف ترین و مهم ترین استاندارد های ایزو

• ISO9001 ایزو مرتبط به استاندارد مدیریت کیفیت
• ISO14001 مرتبط به سیستم مدیریت محیط زیست
• ISO45001 مرتبط با استاندارد بهداشت و ایمنی شغلی
• ISO27001 مرتبط به امنیت اطلاعات و سایبری
• ISO 31000 مرتبط به مدیریت ریسک
• ISO/TS16949 مدیریت کیفیت در صنعت خودرو سازی
• ISO5001 مدیریت انرژی
• ISO26000 مرتبط به مسئولیت اجتماعی شرکت
• ISO22000 مرتبط به مواد غذایی

به یاد داشته باشید که اجرای درست تمامی مراحل توضیح داده شده برای اخذ ایزو اهمیت زیادی دارد در غیر اینصورت ممیزان خارجی به راحتی صلاحیت شرکت شما را برای اخذ گواهینامه ایزو تایید نخواهند کرد. برای اطمینان از حصور نتیجه درست و دریافت ایزو مطابق با خواست سازمان انتخاب مشاور خبره و صاحب صلاحیت اهمیت زیادی دارد. اگر به دنبال انتخاب مشاور ایزو بسیار معتبر و خبره هستید می توانید با تماس با کارشناسان ما به صورت تضمینی برای اخذ ایزو سازمان خود در کمترین زمان اقدام کنید.